Perancangan Sistem Pengarsipan Buku Tanah Pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Asahan

Abstract

Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Asahan masih menggunakan sistem pengarsipan buku tanah secara manual, yang menyebabkan berbagai kendala dalam pelayanan pertanahan. Permasalahan utama yang ditemui adalah lamanya waktu pencarian dokumen yang bisa memakan waktu 30 menit hingga 2 jam, tidak adanya sistem penomoran yang terstandar, kondisi fisik dokumen yang memprihatinkan, serta sistem peminjaman berkas yang masih menggunakan buku ekspedisi biasa. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menganalisis kondisi sistem pengarsipan saat ini, mengidentifikasi kelemahannya, dan merancang sistem pengarsipan digital yang lebih efisien. Metode perancangan menggunakan pendekatan UML (Unified Modeling Language) dengan mengimplementasikan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram. Hasil perancangan menunjukkan bahwa sistem pengarsipan digital dapat mengakomodasi pencarian cepat melalui database, pencatatan peminjaman yang terstruktur, serta backup data yang aman. Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses pelayanan pertanahan di BPN Kabupaten Asahan dapat menjadi lebih efisien dan profesional, terutama mengingat volume berkas yang terus bertambah sekitar 50-70 berkas buku tanah baru setiap bulannya.